Acompanhar a produtividade dos colaboradores é uma ferramenta de gestão de grande utilidade em todos os segmentos de negócio. As técnicas de medição, formas de controle, indicadores e métricas, variam de acordo com os produtos/serviços oferecidos, mas a relevância da ferramenta para qualquer setor é inquestionável.
A medição da produtividade através da apuração de horas trabalhadas é a maneira mais eficiente para os setores de serviços, como a advocacia. Através desse procedimento é possível avaliar, além da produtividade, a eficiência dos processos e, também, subsidiar análises financeiras. Para isso, os profissionais devem possuir a rotina de lançamento de horas, mesmo nos casos de contratos não remunerados por hora.
Atualmente, diversos softwares de gestão jurídica possuem módulo de timesheet (registro de tempo), mas o controle pode ser feito através de planilhas ou softwares próprios para lançamento de horas. O mais importante é simplificar a rotina para que os profissionais gastem o menor tempo possível executando-a e para que o risco de falhas também seja reduzido. Para isso, importante padronizar os lançamentos e parametrizar a ferramenta de forma bem otimizada. O número de opções de atividades, por exemplo, deve ser o mínimo necessário para possibilitar uma análise adequada nos aspectos de produtividade, eficiência e financeiro.
Outro modelo para se realizar tal controle pode ser encontrado em algumas ferramentas de workflow (sistematização de fluxos de trabalho) que realizam a medição de tempo de execução por atividade do fluxo. Assim, quando o responsável aceita e inicia a atividade, o tempo de execução começa a ser medido.
Para escritórios com perfil de atuação para contencioso de volume, em que as equipes normalmente são divididas por cliente/contrato, o controle de produtividade pode ser feito com base no volume da produção jurídica. Todavia, esse método não fornece dados precisos para avaliação de eficiência do processo.
Para que a gestão da produtividade seja efetiva, o maior desafio é o engajamento do time e a melhor forma de alcançá-lo é buscar o envolvimento durante todo o processo: desde a implantação até o tratamento dos resultados. Devem ser demonstrados os objetivos que são perseguidos com o procedimento (quais os ganhos esperados) e os resultados devem ser medidos, avaliados, tratados e compartilhados com a equipe. Em resumo, todos devem perceber que a atividade não está sendo “realizada em vão”.
Um controle de produtividade bem feito possibilita uma melhor gestão do tempo também para o time e os auxilia no alcance da alta performance (produtividade com qualidade). Além disso, as ferramentas de medição de produtividade viabilizam que a gestão financeira forneça dados estratégicos confiáveis e no tempo adequado para a tomada de decisão.
Autor: Ricardo Oliveira