Uma das principais demandas que percebemos em nossos clientes é gerar relatórios jurídicos, desde muito simples até de alta complexidade.
É vital para o mundo corporativo obter informações de qualidade, confiáveis e de forma rápida para poder desenvolver inteligência e aumentar a capacidade competitiva.
Alguns conceitos são necessários para alinhamento. Então vamos lá.
Diferencial competitivo é algo que se obtém ou desenvolve, que o seu cliente ou o mercado valoriza e que seu concorrente não possui ou irá demorar a conquistar.
Vantagem competitiva é quando uma estratégia é eficaz a partir da utilização de um ou mais diferenciais competitivos.
Logo, dizer que o escritório possui uma infraestrutura fantástica, um ótimo atendimento e uma equipe com excelente capacidade técnica não é diferencial competitivo! É o oposto do conceito. Sob a ótica do público-alvo que o seu escritório atende, isso é o mínimo que ele espera quando o contrata, ou seja, a expectativa quanto a atendimento, capacidade técnica e infraestrutura é diretamente proporcional ao perfil dele. Se a estratégia é atender clientes exigentes e demandas complexas certamente a sua expectativa será alta com relação aos três quesitos mencionados e ele buscará escritórios que no mínimo atenderem estes requisitos.
Inteligência Competitiva
IC ou Inteligência Competitiva é uma matéria da gestão de negócios que trata do uso das informações para contribuir com a realização e êxito da estratégia corporativa.
De acordo com Carlos Hilsdorf (2010), o objetivo da inteligência competitiva é ampliar as condições de competitividade de uma empresa, reorientando seu modelo de negócios, suas metas, planejamentos, etc.¹
Como desenvolver o diferencial e criar vantagem competitiva?
Para desenvolver o diferencial competitivo é preciso atender a requisitos estratégicos, necessários para o sucesso do seu cliente, externo ou interno (sob a ótica dos departamentos jurídicos), muitas vezes negligenciados ou nem conhecidos.
Para um escritório, gerar inteligência para seu cliente é diferencial competitivo, principalmente para clientes corporativos. Ao passo que para um departamento jurídico a expectativa é gerar valor para a organização através de uma atuação pro business.
Apenas entregar o relatório com a informação não caracteriza inteligência, logo, a combinação de uma análise crítica dos resultados obtidos, indicando um eventual risco, real ou potencial, de demanda, ou a causa raíz de um problema, irá gerar valor e isso criará a vantagem competitiva.
Rompendo as principais barreiras para desenvolver a IC
O principal desafio em qualquer organização, quando falamos em gerar relatórios e análises inteligentes, é ter a garantia de que as informações disponibilizadas são de qualidade, confiáveis e entregues na velocidade adequada para a pessoa certa no momento certo.
Pensando assim, parece um modelo utópico. Houve o momento em que a “bola da vez” era business intelligence, ou simplesmente BI, onde sempre me deparava com as pessoas falando com uma simplicidade de que “tinha uma ferramenta de BI” ou estava “comprando uma”. A complexidade envolvida é enorme. Tecnicamente falando, porém simplificando, trata-se do cruzamento de dados de bases diferentes para gerar inteligência. Imagine combinar dados de conjuntura econômica/política, com resultados obtidos acerca de uma matéria jurídica específica e relacionar com os impactos no provisionamento financeiro.
A “bola da vez” de agora é a 4ª Revolução Industrial e fala-se muito sobre inteligência artificial, robotização, automatização e por aí vai. Vejo inúmeros escritórios de advocacia e departamentos jurídicos querendo colocar-se na vanguarda, porém esquecem de que precisam do alicerce para construir um modelo de gestão evoluído, preparado para utilizar os recursos tecnológicos disponíveis.
Há uma certa dificuldade para algumas pessoas perceberem que estes recursos são ferramentas de meio e não de fim. Alguns acreditam fielmente que comprando um software irão solucionar seu problema gerando os relatórios jurídicos que precisam para ter toda a inteligência necessária. Aí depois vem a decepção: investimentos altíssimos (de dinheiro e tempo incontável da equipe interna para implantação e treinamento), ficam subutilizados, surgem inúmeros controles paralelos como planilhas, milhares de e-mails, documentos perdidos por aí e os dados disponibilizados não são confiáveis.
Como fazer
Alinhar e engajar as pessoas é o segredo. Começando pelo líder, que em muitos casos não é exemplo e não demanda da equipe a adesão aos procedimentos padrões estabelecidos.
Padronizar é a alma do negócio. Todos projetos que desenvolvemos são baseados nos requisitos da norma ISO 9001 não é à toa. Nosso lema é: não “reinventar a roda”. A norma surgiu em 1987 e de lá pra cá vem se modernizando e o seu princípio básico sempre foi a padronização. Rotinas repetitivas, principalmente as de menor complexidade, devem ser padronizadas para não atuarem como gargalos no processo de geração de valor de qualquer organização. Para quê contrariar algo que já foi verificado pelo mundo inteiro incontáveis vezes?
Alinhar os procedimentos com o fluxo dos sistemas de informação. Os softwares são fundamentais para a IC, sem eles não se realizará. Logo, para ser utilizado de forma plena e eficiente, trazendo retorno sobre o investimento realizado, os mesmos devem ser parametrizados em conformidade com os procedimentos operacionais estabelecidos.
A saúde das informações depende da qualidade da inserção dos dados “ponto final”. Pessoas tendem a criar restrição para inserir informações de forma correta nos softwares jurídicos. Ocultar campos desnecessários é muito importante, mas o que estiver disponível deve ser preenchido adequadamente.
Extrair dados de forma analítica e sintetizá-los. Analisar extensos relatórios jurídicos com todos os registros dentro do período analisado é improdutivo e ineficaz. Necessita-se derivar um relatório analítico em sintético, o qual indicará eventuais desvios apontando onde deve ser dada a atenção.
Análise crítica. O que não é medido, não é gerenciável. Definir um modelo de governança com ciclo de reuniões periódicas para apresentar os resultados dos indicadores e metas é fundamental para realizar uma análise crítica adequada.
Relatórios jurídicos em tempo real
Esta é a melhor parte. Ter relatórios jurídicos internos, estratégicos, gerenciais, para auditorias ou clientes atualizados em tempo real a um clique!
Hoje utilizamos ferramentas que conectam diretamente na base de dados dos nossos clientes, criando um espelho, evitando assim o risco de perda de dados, os quais são importados e tratados. Após isso, realizamos o cruzamento de diferentes tabelas de dados para uma análise de causa e efeito para responder a perguntas estratégicas, como por exemplo “Porquê o índice de provisionamento aumentou significativamente neste período?”.
A partir dos relatórios jurídicos gerados é possível apresentá-los em formas de dashboards (painéis de bordo) construídos através de diversas ferramentas como Microsoft Excel, softwares de BI, analytics, que podem visualizados em ambiente web e aplicativos para celular, tanto iOS, quanto Android. Isto facilita o monitoramento da produção e dos resultados, alertando quando um problema ocorre.
¹ Extraído em 19/3/18 do Wikipedia [link: https://pt.wikipedia.org/wiki/Intelig%C3%AAncia_competitiva#cite_note-2]
